kak-ya-sostavlyayu-rabochie-planyi2

Полезные знания | Как я составляю рабочие планы

Вы даже не представляете, насколько часто мне задают вопрос, как я все успеваю? Но на деле я успеваю далеко не все. Так, я уже год не могу установить карниз для занавески в комнате, зато все заказы сдаю точно в срок. Потому поделиться с вами секретом, как успевать все, я не в силах. Зато рассказать о том, как успешно планировать свои рабочие дела точно могу.

Систему планирования, которой пользуюсь уже больше двух лет, я не нашла в книге или статье. Она сложилась сама собой. Я просто рассуждала логически: взвесила объем задач, разбила их на категории (маркетинг, финансы, заказы), выделив среди них основные и второстепенные. Но главный принцип заключается в том, что я ставлю одну глобальную задачу, а после – разбиваю ее на ряд небольших шагов, каждому из которых присваивается дедлайн. То есть иду от большего – к меньшему.


Составьте план на год.
Да-да, на целый год. И нет, не нужно планировать каждый шаг. Достаточно поставить перед собой общие объемные задачи. Например, моей задачей на 2016 год было удвоить количество заказов, достичь определенных цифр и результатов в продвижении своего бренда. Самое важное, чтобы ваши задачи были четкими, выраженными в цифрах, процентах или точном результате. Чтобы в конце года вы однозначно могли понять, достигли ли вы своих целей.

rabochie-planyiСоставьте план на месяц. Все заказы Paper Igloo расписываются на месяц-два вперед, каждый на определенную дату. Потому я обычно заранее знаю, какой объем работы меня ждет. Это очень удобно. Разумеется, часто в план вклиниваются срочные заказы. Но это нормально, всего не предусмотришь. Для этого есть план на неделю, о нем я тоже расскажу. Кроме заказов в план на месяц попадают и другие рабочие задачи. Например, вовремя уплатить налог, опубликовать определенное количество постов, выпустить новые открытки и так далее.

Вы также можете расписать все свои основные задачи на месяц вперед и каждую из них приурочить к определенному числу. Очень важно не только определить дату, когда вы приметесь за дело, но и дату, когда вы его должны обязательно завершить и приступить к новому. Это мотивирует и держит в тонусе.

Составьте план на неделю. В начале каждой недели я заглядываю в свой план на месяц и смотрю, какие заказы и задачи приходятся на даты ближайших семи дней. Именно их я и распределяю на неделю. Важно, что одним задачам (например, срочным внеплановым заказам, большим проектам) присваивается статус приоритетных, другим – второстепенных. Для меня разница между ними только в том, что приоритетные занимают больше времени и приниматься за них стоит с начала недели, чтобы сделать все в срок. Второстепенные же занимают немного времени или «не горят», потому для них я обычно оставляю два дня в конце недели, так как знаю, что этого достаточно, чтобы с ними справиться до выходных. Таким образом, к концу недели я завершаю все задания. Можно спокойно и радостно начинать выходные. 

 

 

rabochie-planyi2 Составьте план на день. Теперь, когда у меня есть план на неделю, я могу планировать и день. Осталось только посмотреть, какая задача из недельного плана требует срочного выполнения или выпадает на сегодняшнее число (ведь все заказы я записываю на определенную дату, помните?). Так как по утрам я работаю продуктивнее всего, сложные и важные задачи планирую на первую половину дня, встречи – после полудня, а второстепенные несложные задачи оставляю на вечер (теперь вы понимаете, почему я все еще не повесила шторы в комнате?).

Есть еще одна хитрость: в конце своего плана на день я записываю те задачи, которые не смогли уместиться в «сегодня» или появились в течение дня. Соответственно, их нужно обязательно выполнить завтра. Таким образом, ничто не ускользнет из поля внимания, не будет забыто или упущено. А назавтра я быстро смогу узнать, какие дела сегодня будут «горящими» и смогу морально подготовиться к ним еще с вечера. Разумеется, возникают и спонтанные заказы, которые невозможно записать в план на месяц. Такие заказы я добавляю в свой план на неделю и далее, как вы уже поняли, выполняю в назначенный день.

Уже два года я работаю исключительно по такой системе, для меня она, пожалуй, идеальна. Не только потому, что дает возможность четко планировать и месяц, и день. Но и потому, что всегда позволяет оценить объем предстоящей работы, а значит, и то, сколько времени в среднем у меня будет на свои личные дела или на «ничегонеделание». И если я вижу, что грядущий месяц обещает быть чрезмерно насыщенным работой, то всегда знаю, в какой момент прекратить заполнять его задачами и заказами. Поставить в приоритет личные дела у меня получается, скажу честно, с переменным успехом. Но все оттого, что я люблю свою интересную работу, для меня она и есть моя жизнь.

Планируйте свой предстоящий 2017 год. Первый месяц нового года. И вперед – с уверенностью к новым свершениям!

 

 

 

1 Comment
  • Anna

    December 8, 2016 at 6:36 pm Reply

    Где ты записываешь свои планы? Используешь ли бумажный ежедневник?
    Лично мне нравятся и те и другие средства, но больше я люблю бумагу и мне всегда интересно, чем пользуются другие люди :-)

Post a Comment

Яндекс.Метрика